납품·청구·입금 기록 연결하기

거래명세서는 견적 단계의 약속과 실제 납품을 연결합니다. 문서가 빠졌다는 이유만으로 거래가 없었던 것이 되지는 않지만, 기록을 연결하면 정산 근거를 찾기 쉽습니다.

견적·발주와 실제 납품을 비교합니다

승인된 견적이나 발주 번호를 명세서에 적습니다. 품목·규격·수량이 바뀌었다면 변경 승인 기록을 남기세요. 분할 납품은 회차별로 실제 공급분을 작성합니다.

청구서는 이번에 받을 금액을 보여 줍니다

명세서 합계와 청구금액이 다를 때는 계약금·기청구·반품 등 차이의 근거를 표시합니다. 같은 거래를 두 번 청구하지 않도록 청구 회차와 누적액을 관리하세요.

입금 뒤 잔액을 갱신합니다

입금일·금액·송금인과 관련 청구 번호를 연결합니다. 납품 기록, 승인 대화, 청구서, 입금 내역을 같은 거래 폴더에 보관하세요. 세무 증빙은 별도의 법정 기준에 따라 처리합니다.

작성 예시

아래 예시는 거래 조건에 맞게 바꿔 사용하세요. 금액과 일정은 설명을 위한 예시입니다.

견적 Q-01 → 발주 PO-01 → 1차 납품 D-01 → 청구 INV-01 → 입금 기록
총 계약 1,100,000원 / 1차 청구 550,000원 / 입금 550,000원 / 미청구 550,000원

보내기 전 확인

• 각 문서의 참조 번호가 이어지는가
• 납품량과 청구량의 차이를 설명했는가
• 누적 청구와 입금을 구분했는가
• 최종 잔액을 확인했는가