거래명세서 작성법: 실제 납품 내역 남기기

거래명세서는 무엇을 언제 얼마나 공급했는지 정리하는 문서입니다. 최초 견적이 아니라 실제 납품·제공한 내역을 기준으로 작성하세요.

거래처와 실제 공급 내역을 적습니다

공급자·공급받는 자, 작성일과 거래일, 품목·규격·수량·단가를 확인합니다. 거래명세서 번호 또는 관련 발주 번호를 남기면 분할 납품 건도 연결하기 쉽습니다.

반품과 할인은 구분해 표시합니다

정상 납품 수량과 반품 수량, 할인 금액을 별도 행이나 비고에 적습니다. 계약금·미수 잔액은 품목 매출과 섞지 않고 정산 항목으로 구분하세요. 부가세는 해당 거래 유형에 맞게 계산합니다.

인수 확인과 후속 증빙을 연결합니다

수령자에게 품목과 수량을 확인받고 배송·검수 기록을 함께 보관합니다. 거래명세서만으로 세금계산서나 현금영수증이 발급되는 것은 아닙니다. 공급 시기와 세무 증빙의 발급 요건은 따로 확인하세요.

작성 예시

아래 예시는 거래 조건에 맞게 바꿔 사용하세요. 금액과 일정은 설명을 위한 예시입니다.

거래일: 2026년 9월 26일 / 발주번호 PO-0926-01
복사용지 A4: 10상자 × 25,000원 = 250,000원
공급가액 250,000원 / 부가세 25,000원 / 합계 275,000원
인수 확인: 담당자 성명·확인일·확인 내용

보내기 전 확인

• 실제 납품 수량을 입력했는가
• 반품·할인을 구분했는가
• 거래일과 작성일이 다르면 설명했는가
• 인수 기록과 관련 증빙을 보관했는가