거래명세서 보관과 정정 이력 관리

거래명세서는 계약·납품·정산 증빙과 함께 보관해야 다시 확인하기 쉽습니다. 세무 보관기간과 민사상 권리 행사기간은 서로 다른 기준입니다.

거래 단위로 원본과 관련 기록을 모읍니다

견적·발주·명세서·확인 회신·세금계산서·입금 내역을 같은 거래 번호로 묶습니다. 종이 원본은 필요에 따라 보관하고 스캔 파일은 검색과 백업에 활용하세요. 스캔만으로 모든 원본 보관 의무가 충족된다고 단정하지 않습니다.

기간은 적용 법령과 거래 조건을 확인합니다

세무 장부·증빙에는 일반적으로 5년 보관 규정이 있으나 자료 종류·신고 상황 등에 따른 예외가 있습니다. 상법상 보관 의무나 진행 중인 분쟁도 고려해야 합니다. 모든 거래채권의 소멸시효가 3년인 것은 아니므로 임의로 폐기하지 마세요.

정정본과 백업을 따로 남깁니다

파일을 덮어쓰지 않고 정정 사유·일자·버전을 기록합니다. 브라우저 저장은 백업이 아니므로 필요한 파일을 직접 내려받아 접근 권한이 있는 저장소에 보관하세요. 개인정보가 포함된 문서는 공유 범위를 제한합니다.

작성 예시

아래 예시는 거래 조건에 맞게 바꿔 사용하세요. 금액과 일정은 설명을 위한 예시입니다.

거래 폴더: 2026_○○상사_PO-01
보관 파일: 명세서 원본·정정본·인수 회신·세무 증빙·입금 기록
정정 기록: 9월 27일 반품 1개 반영, v2 발행

보내기 전 확인

• 원본과 정정본을 구분했는가
• 보관 의무와 진행 중인 분쟁을 확인했는가
• 브라우저 외부에 필요한 파일을 보관했는가
• 열람 권한과 백업 상태를 확인했는가